English
Danh mục

Hỗ trợ trực tuyến
Miền Bắc
Miền Trung
Miền Nam
Hotline: 0985 886 886

Tìm kiếm
 

Đối tác
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Online: 3
Visits: 4,300,467



Phần mềm
Phần mềm Quản lý dự án dành cho cơ quan kế hoạch - IPNM
Giải pháp QLDA cho cơ quan kế hoạch - IPLM


Giải pháp phần mềm quản lý kế hoạch đầu tư theo vòng đời dự án, nhằm tạo lập và hỗ trợ môi trường làm việc cộng tác, tạo cơ sở cho việc điều hành và quản lý kế hoạch linh hoạt, chủ động.

IPLM bao gồm các công cụ phần mềm cá nhân quản lý các thông tin liên quan kế hoạch đầu tư của các dự án (lập kế hoạch, phân bổ, bổ sung, điều hòa, điều chỉnh vốn ....) và hệ thống tích hợp CSDL dự án để trao đổi, chia sẻ thông tin giữa các cấp quản lý;

  • Đối tượng sử dụng: Cơ quan quản lý kế hoạch, tài chính đầu tư, các nhà đầu tư.
  • Cho phép triển khai tùy theo qui mô đơn vị sử dụng: trên máy đơn lẻ, mạng LAN, Internet
  • Phần mềm công cụ IPM và hệ thống tích hợp IPLM

GIỚI THIỆU CHUNG

Các dự án đầu tư phát triển và đầu tư xây dựng thường kéo dài trong nhiều năm. Để quản lý một dự án trong toàn bộ vòng đời từ khi bắt đầu đến khi kết thúc đòi hỏi nguồn nhân lực lớn với khối lượng kiến thức và thông tin nhiều và đa dạng. Dự án đầu tư xây dựng có quy mô càng lớn thì càng phức tạp về đối tượng tham gia, thông tin càng đồ sộ, do đó độ rủi ro của dự án càng cao - đặc biệt ở những giai đoạn đầu. Bên cạnh đó, các dự án đầu tư nói chung phải đối mặt với nhiều biến động như biến động giá vật liệu xây dựng, máy móc, trang thiết bị, công nghệ ... Do đó việc ghi lại các biến động này trong suốt quá trình thực hiện dự án rất phức tạp.

Nhu cầu quản lý hồ sơ dự án

Có một đặc điểm là hầu hết các thông tin luân chuyển trong các cơ quan quản lý dự án đầu tư đều tồn tại dưới dạng hồ sơ như các quyết định đầu tư, phê duyệt thiết kế kỹ thuật-tổng dự toán, phân bổ, thanh toán vốn, báo cáo tiến độ, chất lượng ... Do đó nhu cầu quản lý thông tin dự án thể hiện qua thực tế chính là nhu cầu quản lý hồ sơ của dự án. Hiện nay cơ bản các cơ quan quản lý dự án đều có sử dụng CNTT trong công việc quản lý hàng ngày để tạo lập và quản lý thông tin, trong đó điển hình là các phần mềm tin học văn phòng để soạn thảo văn bản, phần mềm quản lý công văn giấy tờ ... Tuy nhiên dữ liệu và hồ sơ lưu trữ đơn lẻ trên máy tính cá nhân của mỗi cán bộ quản lý, chưa thực sự được quản lý thống nhất. Hơn thế nữa, các cơ quan này còn có nhu cầu lưu trữ các tài liệu dùng chung và trao đổi dữ liệu thuận tiện giữa các đối tượng tham gia trong hệ thống.

 

Nhu cầu chia sẻ hồ sơ trong hệ thống

Hệ thống của cơ quan quản lý dự án và chủ đầu tư có sự tham gia của nhiều đối tượng và phòng ban khác nhau, do đó này sinh nhu cầu lớn về trao đổi, chuyển giao thông tin và hồ sơ dự án giữa các cá nhân, giữa các phòng ban trong hệ thống theo phân cấp. Việc trao đổi này kéo dài trong suốt quá trình phát triển dự án, từ khi khởi động chuẩn bị dự án đến khi kết thúc đầu tư, những hồ sơ từ chi tiết đến tổng hợp chia sẻ giữa các bộ phận, cuối cùng chuyển đến báo cáo đến bộ phận lãnh đạo để ra quyết định điều hành.

 

Nhu cầu tổng hợp báo cáo

Hồ sơ lưu trữ khối lượng thông tin khổng lồ mà cơ quan quản lý dự án nói chung, các phòng ban và cá nhân nói riêng phải quản lý từ mức độ chi tiết đến tổng quát. Công văn giấy tờ, hồ sơ chuyển từ cơ quan tài chính, kho bạc, chủ đầu tư hoặc cơ quan kế hoạch cấp dưới hàng tuần, thậm chí hàng ngày gửi tới cán bộ kế hoạch. Việc tổng hợp thông tin đặc biệt có ý nghĩa đối với bộ phận quản lý và tổng hợp. Nếu công việc này chỉ làm thủ công thì mất nhiều thời gian,  hơn nữa dữ liệu dể bị thất lạc và không thống nhất. Do đó, nhu cầu tổng hợp báo cáo là tất yếu nhằm tăng hiệu quả công việc, giảm thiểu sai sót, đơn giản hóa công việc của các cán bộ kế hoạch và cán bộ quản lý dự án.

 

Khái niệm PNM


Đáp ứng toàn bộ nhu cầu trên, trong lĩnh vực quản lý xuất hiện khái niệm về quản lý vòng đời sản phẩm (Product Lifecycle Management - PLM) được khai thác và sử dụng ở nhiều lĩnh vực, đặc biệt là lĩnh vực quản lý dự án. PLM là khái niệm về một hệ thống tích hợp gồm con người, quy trình và thông tin nhằm quản lý toàn bộ các giai đoạn phát triển của một sản phẩm hay một dự án từ khi khai sinh đến khi kết thúc và chuyển sang một giai đoạn mới. Hệ thống này cung cấp toàn bộ thông tin liên quan đến sản phẩm/dự án với lợi ích đặc biệt trong việc trao đổi và quản lý thông tin.

Mô hình quản lý vòng đời dự án


Mô hình IPNM


Dựa trên kinh nghiệm nghiên cứu phát triển các phần mềm trong lĩnh vực xây dựng trong thời gian vừa qua, cùng với sự hợp tác của các cơ quan quản lý dự án ở các cấp, Công ty Hài Hòa đã triển khai ứng dụng mô hình PLM để tạo ra giải pháp quản lý dự án đầu tư IPLM dành cho các cơ quan kế hoạch, tài chính.

Mô hình giải pháp được triển khai đi từ thấp đến cao.

Ở mức thấp, giải pháp có thể quản lý thông tin và hồ sơ dự án thông qua các file dữ liệu, văn bản do người dùng tạo ra bằng MS Office ...

Ở mức cao hơn là thông qua các phần mềm công cụ như Quản lý kế hoạch đầu tư IPM, Quản lý dự án CPM.

Tầng cao nhất là quản lý thông tin, trong đó dữ liệu đã được khai thác để tạo ra thông tin phục vụ cho việc quản lý, với ứng dụng: hệ thống hỗ trợ ra quyết định, tổng hợp báo cáo. Việc kết nối giữa tầng quản lý hồ sơ và quản lý thông tin thông qua engine tích hợp, hỗ trợ kết nối, cộng tác để trao đổi, chuyển giao hồ sơ và thông tin. Engine PLM có thể hoạt động trong môi trường Internet hoặc Intranet.

 

 

Mô hình giải pháp IPLM

Kiến trúc của giải pháp

Tầng làm việc cá nhân. Các cán bộ kế hoạch sử dụng phần mềm công cụ IPM hoặc chủ đầu tư sử dụng CPM tạo lập hệ cơ sở dữ liệu dùng riêng nhằm phục vụ công việc hàng ngày của cá nhân. Đồng thời các cá nhân có thể tạo cơ sở dữ liệu dùng riêng bằng Word, Excel hoặc thông qua chuẩn dữ liệu mở XML. Tuy nhiên các dữ liệu này được lưu trữ dưới dạng hồ sơ đã được chuẩn hóa.

Tầng làm việc cộng tác. Mô hình cộng tác được thiết kế như là một kênh luân chuyển thông tin nhằm vận chuyển và lưu trữ dữ liệu dưới dạng hồ sơ đã chuẩn hóa trong hệ thống. PLM Engine tạo lập và hỗ trợ môi trường làm việc công tác giữa các cá nhân. PLM Engine được xây dựng như một hệ thống đóng gói không hoàn toàn.

Tầng điều hành và ra quyết định. Hệ thống hỗ trợ ra quyết định là hệ thống thông minh, là tầng ứng dụng xử lý thông tin cho mục đích quản lý và điều hành. Hệ thống hỗ trợ ra quyết định được thiết kế và xây dựng theo nhu cầu từng cơ quan quản lý, dựa vào kết quả khảo sát quy mô hoạt động, tính chất nghiệp vụ, trình độ sử dụng kỹ thuật thông tin, và khả năng trang bị công nghệ.

Giá trị mà giải pháp IPLM:

 Tạo lập môi trường làm việc thống nhất. Dữ liệu được lưu trữ trong CSDL chung được chuẩn hóa, bảo mật

 Tạo lập môi trường làm việc công tác. Các đối tượng tham gia được kết nối hiệu quả qua môi trường mạng. Quy trình công việc được mô tả và định nghĩa một cách chặt chẽ, thống nhất.

 Hỗ trợ phân tích và tổng hợp báo cáo: Tổng hợp báo cáo phục vụ cho việc phân tích, điều hành và ra quyết định ở bất kỳ thời điểm nào trong quá trình thực hiện dự án


Tính Năng


1. Quản lý dòng hồ sơ

Các văn bản chứa thông tin về đường đi để phục vụ việc phân phát văn bản tới những người dùng được xác định trước. Có thể khai báo trước các lưu đồ dòng công việc cho văn bản. Hệ thống cho phép những người được ủy quyền sẽ ký tên ở các giai đoạn khác nhau, khóa các phần hay tất cả các phần trong văn bản để không cho thay đổi cập nhật thêm. Cung cấp cơ chế bảo mật, theo dõi cách thông tin được di chuyển.

 

Quản lý dòng hồ sơ

2.  Trợ giúp phân tích, tổng hợp báo cáo

Các bộ phận khác nhau như: bộ phận lập kế hoạch, bộ phận tổng hợp, bộ phận thẩm định… cần xử lý và giải quyết việc điều hành dự án của bộ phận mình dựa trên những thông tin khác nhau và những biểu mẫu khác nhau. Tuy nhiên, dù thông tin khác nhau nhưng đều được phân tích từ nguồn dữ liệu chung về dự án. Do đó, hệ cơ sở dữ  liệu chung được xây dựng trong đó mỗi người dùng cá nhân có thể kết nối và chia sẻ dữ liệu với nhau. Ngoài ra, mỗi người dùng cá nhân trong công việc hàng ngày của mình sử dụng công cụ Word, Excel. Thông qua giải pháp, hệ thống dữ liệu đầu ra của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận có thể tổng hợp nhanh, chính xác, hiệu quả, theo nhiều cấp và theo nhiều phòng ban chức năng.

Phân tích và tổng hợp báo cáo



Triển khai


LỘ TRÌNH TRIỂN KHAI GIẢI PHÁP IPLM

Bước 1- Xây dựng hệ thống dữ liệu chuẩn

Cơ quan quản lý đầu tư triển khai trên diện rộng việc sử dụng phần mềm IPM cho các chuyên viên làm việc liên quan đến công tác kế hoạch đầu tư, CPM cho các chủ đầu tư. Những phần mềm này là công cụ cá nhân, phục vụ cho công việc hàng ngày của chuyên viên kế hoạch hoặc chủ đầu tư.

Các cá nhân thậm chí có thể sử dụng MSWord, MSExcel hoặc thông qua chuẩn dữ liệu mở XML để xây dựng cơ sở dữ liệu cá nhân liên quan đến các dự án được giao quản lý. Tuy nhiên các dữ liệu này được lưu trữ dưới dạng hồ sơ đã được chuẩn hóa.

Kết quả của bước này là hoàn thành quá trình chuẩn hóa dữ liệu, thống nhất được thông tin quản lý, tạo điều kiện để tin học hóa hoạt động quản lý. Các phần mềm IPM, CPM nếu áp dụng chỉ là 1 phần để giúp cho quá trình chuẩn hóa đó diễn ra nhanh hơn, trong đó dữ liệu được xây dựng và kết xuất theo đúng form chuẩn đã xây dựng sẵn trong chương trình.

Xây dựng hệ thống dữ liệu chuẩn

Bước 2 - Xây dựng hệ thống tích hợp thông tin

Trên cơ sở khảo sát hoạt động thực tế của cơ quan quản lý đầu tư trong quá trình lưu trữ, luân chuyển và xử lý thông tin để quản lý các dự án; cơ quan được tư vấn và xây dựng hệ thống tích hợp hỗ trợ quản lý các dự án với sự tham gia của nhiều chuyên viên kế hoạch, nhiều cấp quản lý và nhiều đơn vị quản lý.

Kết quả của bước này là cơ quan quản lý đầu tư hoàn thành việc xây dựng môi trường làm việc cộng tác, trong đó các cá nhân tham gia trong hệ thống có thể lập, quản lý, chia sẻ và sử dụng chung nguồn thông tin để quản lý và điều phối dự án đầu tư.

Xây dựng hệ thống tích hợp thông tin

Bước 3 - Xây dựng hệ thống hỗ trợ ra quyết định

Dựa vào khảo sát tính chất và nhu cầu nghiệp vụ của cơ quan quản lý đầu tư, hệ thống thông minh được thiết kế và xây dựng nhằm khai thác nền tảng thông tin đã có.

Kết quả của bước này là cơ quan quản lý đầu tư hoàn thành việc xây dựng ứng dụng nhằm khai thác thông tin nhằm mục đích điều hành và ra quyết định: quyết định điều hành dự án, điều hành công ty.